業務効率化、仕事効率化のツールを利用し、日々の生産性を2倍にする

仕事の効率化は必須。空前の人手不足！最低賃金の上昇！

新卒も中途も空前の人手不足。有効求人倍率は1倍を超えている状況で採用したくても採用も出来ない状況が続いています。
人がいないからといって仕事が進まないいい訳も出来ません。
最低賃金も上昇していますが、ただでさえ採用できない中途採用も転職者の希望賃金が上昇し、さらに採用を難しくさせています。

採用活動の経費が上がり、採用しても賃金が上がる。しかし仕事内容は変わらない。
今まで30万円で出来ていた業務も、今では35万、40万掛かってしまう。その分当然利益は減るわけです。

ではどうしたらいいのか。
今ある資源で生産性を上げるしかありません。
これから先、人手不足が解消されることはありません。原則人口縮小、高齢化社会です。ビジネスに関わる全ての人が生産性の向上に取り組まなければなりません。
悠長に構えていても事態は深刻化、今すぐ始めないと手遅れになるかもしれません。

コロナにより半強制的に環境が変わった

コロナにより今までの業務方法が通用しなくなり、世界中で業務の見直しをする必要が出てきました。
その結果、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やDX（デジタルトランスフォーメーション）の導入企業も増えてきました。
コロナ時代では旧態依然の業務方法では生産性が上がらない為、コロナにより半強制的に私たちの仕事のやり方は変えられてしまいました。
逆を言えば、このコロナ過で変化する事が出来なければ、この先2度と変化する事は出来ないのではないでしょうか。
生産性を上げるために、今すぐやり方を変えるべきです。

仕事の効率化とは「時間の効率化」

仕事を効率化するということは、時間の効率化するということになります。
通常、時間を効率的に活用する為に、まずは業務計画（スケジューリング）を作成します。
今やっているか業務を全て書き出すことから業務効率を上げる為のスタートです。
そうすると仕事の数十パーセントが、定型業務や事務的業務、アルバイトでも出来そうな仕事、やらなくてもいい仕事、がいくつもあることに気づきませんか？
その仕事をツール化することで仕事の効率化が可能になります。
ツールで自動的に行えるようになれば、今まで1時間掛かっていたことが半分の30分で出来るようになったりします。

仕事の効率化をすると残業がなくなる

今まであまりにも定型業務や事務的業務が多く、その仕事量から残業が多かった人はツール化して仕事が効率化になった結果、 残業がなくなります。
元々残業がないという人は、空き時間が出来るので当たらしい仕事をそこで行うことが出来るようになります。

仕事の効率化は「忙しいから今は出来ない」そう思ってる人に必要

「まず業務計画を作成し無駄な仕事を見つけましょう！」というと、途端に「忙しいから今は出来ない・・・」と言って諦めてしい結局何も変わらない・・・。
「自分がそうだ」って思った人もいるのではないでしょうか？
本当は気づいているかもしれませんが、その発想は全くの正反対。
むしろそこまで仕事が忙しくて、他の事をやる時間がないって思っている人ほど、効率化が必要な状態になっています。
今すぐにでも業務の棚卸しをして、どんな仕事をしているのか確認し、ツール化出来る仕事を洗い出すべきです。

仕事の効率化がそれでも出来ない、その理由とは

例えば効率化する為に、社内ツールを開発するとなると勿論費用が発生します。
効率化にかかわる費用が高いから効率化しないのでしょうか。

たぶん違います。
例えばこんな式で考えてみてください。

　担当者年収400万　×　効率化ツールでの削減時間30％　−　ツール開発費100万円　＝　20万円

あくまでも例ですが、1年以内に掛けた費用は回収することが出来ます。
さらにその浮いた時間や費用を利用して、新しいことに使えるようにもなるのです。しかも半永久的にです。
それなのに、それでも効率化ツールを作らないのは、なぜなのでしょうか。

その理由は恐らく、その担当者の仕事がなくなってしまうから。

いやいや、そんなことはないだろうと思う方もいるかもしれません。
しかしそういう理由は意外と多いのです。
会社の事情や、その担当者、部署の事情などもあります。その背景は企業により様々あると思います。
もし本当にその様な理由があれば一度見直しを掛けた方が良いかもしれませんね。

仕事の効率化ツールを使用する

仕事の効率化する為には様々な方法があります。その中でもすぐに出来て効果が高いのは、
●文書の雛形を用意　●マニュアル作成　●業務ツール利用
等があります。

文書の雛形やマニュアルは、担当者が業務整理すればすぐに作成する事が出来ます。
整理するという作業は意外と大変ですが、集中してやれば必ず出来ます。
業務ツールはすでに出来ているツールを利用するか、新たに開発するかです。
フリーウェアやシェアウェアといった個人が作ったツールがネット上で沢山見つけることが出来ます。
これらのメリットは安くてすぐ使えること。ただし企業のような製品保障がないのがデメリットです。
また、自分の業務に合ったツールがない場合は、新たに作るのも良いです。
最近はスマホやタブレットで使用出来るWEBアプリも大変便利です。
社内だけでなく出先からでも利用が可能になるため、移動の時間を有効活用する事が出来ます。

コロナの影響で半強制的に働き方の見直し、IT化をする事となり導入が進んだ代表例といえば、
●WEB会議　●リモートアクセス
等です。これらをまず第一に導入を考える事が必要です。
これらで得られるた「時間」は大きなものです。
通勤時間、お客様先への移動時間、集まるためのスケジューリング時間。
デメリットもありますが、それ以上にメリットが大きいツールです。

社内でオリジナル仕事の効率化ツールを開発

オリジナルでツールを作る場合、社内にIT知識のある人に依頼する事があると思います。
もし社内にITエンジニアがいればどんどん進めるべきです。
注意点としては、きちんとエンジニアの声に耳を傾けるという事です。
IT化が進まない大きな理由の一つに、経営者・管理職のITリテラシーが低く、 ITの話についていけず提案を却下してしまう事にあります。

ITエンジニアが自社にいない、またはエンジニアが足りたいという事であれば、採用する事となりますがITエンジニアの求人倍率はとても高くなっています。 その場合、外部の人員リソースを活用する事もとても有効です。
<派遣を利用するメリット>

• 採用の厳しいエンジニア人材を集められる
• 自社のエンジニアが持っていない知識を得られる
• 採用コストがかからない。
• 固定費を増やさないで済む

アウトソーシング（外部委託）する

社内では時間が掛けられない。！
高度な事はプロに任せた方が安心！
という場合はアウトソーシング（外部委託）するのが良いかもしれません。
専門業者に任せることで社内で行うよりもずっと経費が抑えられます。

実際に仕事の効率化をするツールとはどの様なものがあるのか、ご紹介します。

■ファイルやフォルダの比較ツール（例：DF）

新しく作ったファイルと古いファイルとどこが違うか分からなくなるときありませんか？
目視で探すのと比べると、ツールを使うと10倍効率UP（個人見解）です。

　　　　　　　　

■名詞の自動読込みツール（例：Eight）

スマートフォンで名刺を写真撮影するだけで、自動でテキスト化してデータベースに登録。
手作業でやるよりツールを使うと10倍くらい効率UPするはず。

　　　　　　　　

■遠隔からの営業報告ツール

外出先や電車から、スマホやノートPCを使ってどこからでも営業報告書を作成。
営業の空き時間の効率化。
1日1時間の効率化として、1年で30日分以上の時間が捻出出来るかも知れませんね。

　　　　　　　　

■ID管理ツール（例：ID Manager ）

ついつい忘れて思い出すのに時間の掛かるID・パスワードを一括管理。
1つ思い出すのに3分掛かるすると、10個で30分の時間が浮きます。

　　　　　　　　

■顧客情報管理ツール

非生産的な移動中の時間を使用して、顧客情報の確認。
プリントアウトするなど経費削減にもなります。

　　　　　　　　

■シフト表管理ツール（例：シフオプ ）

出勤のシフト調整や確認を全てネットで管理。忘れ防止のアラート発信。
人手が足りない！というリスクを無くせるかも。

　　　　　　　　

■議事録管理ツール（例：SIGN ）

出勤のシフト調整や確認を全てネットで管理。忘れ防止のアラート発信。
人手が足りない！というリスクを無くせるかも。

見積り料金と納品内容

オールカスタマイズになる為、ご要望をお聞きしてから個別に見積もりします。
見積りは無料です。

料金

ご依頼内容確認後、　工数×5,000円/H　　にてお見積します。

納品内容

１）効率化ツール（構成ファイル一式）
　※webツールの場合はご指定のサーバーにアップします。
２）プログラム設計書

納期

ご依頼内容確認後、決定します。ご要望があればお伝え下さい。

仕事効率化ツール作成事例

仕事効率化ツール作成のお申込み手順

仕事効率化ツール作成の発注〜納品まで